Lean Data Management : Les 5S Appliqués à SAP

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En ces temps de grande transformation et de changement de paysages – tirez parti d’une méthode intemporelle de gestion des données qui recherche l’efficacité et la frugalité :

“SI VOUS VOYEZ UN SERPENT, TUEZ-LE – NE NOMMEZ PAS DE COMITÉ SUR LES SERPENTS”.

Ross Perot

L’ancien directeur général de SAP Erwin “Ernie” Gunst a expliqué comment les principes LEAN allaient modifier SAP pour qu’il devienne plus simple de travailler avec lui. Deux circonstances en 2014 m’ont rappelé ce moment :

1) lorsque le PDG de SAP, Bill McDurmot, a utilisé la majeure partie du discours d’ouverture du SAPPHIRE 2014 pour expliquer ce que la simplicité signifie pour SAP (et ses clients)

2) en lisant THE LEAN STARTUP d’Eric Ries. Un des livres qui m’a fait garder l’esprit vif.

Depuis, j’ai passé un certain temps à me familiariser avec le LEAN ainsi qu’avec le Six Sigma et j’ai trouvé ces méthodologies / philosophies étonnamment actuelles. Surtout si l’on considère que les deux datent des années 80. Cet article de blog traite de l’application des principes du LEAN à la gestion de vos données SAP, plutôt que de les utiliser uniquement dans l’atelier. Une approche que j’aimerais utiliser pour inspirer votre réflexion est celle des 5S – une méthode visant à organiser un lieu de travail.

Les cinq S sont dérivés des mots japonais et font référence à des étapes de l’organisation du lieu de travail / système :

ÉTAPE 1 (SEIRI) SELECTIONNER :

Dans le sens premier du terme, il s’agit de trier les outils et les matériaux. Je voudrais adopter un peu cette définition pour la classification et le tri des données en différentes catégories. Avec l’introduction de SAP HANA, SAP a tendance à se référer à des données chaudes, tièdes et froides. Cette température de données est une façon de faire. Mais pensez à d’autres aspects tels que la sécurité ou la protection, la propriété, la source ou l’application. Sur la base du tri ou de la classification, vous développez des objectifs par classe de données.

ÉTAPE 2 (SEITON) SITUER :

Le LEAN suggère qu’un lieu de travail propre et ordonné favorise l’efficacité et élimine le gaspillage de mouvements supplémentaires (un des 7 déchets). En ce sens, les données doivent être déplacées vers le meilleur stockage. Meilleur signifie le stockage idéal en fonction de l’objectif de sa classification. Cela permet d’éliminer le gaspillage et d’assurer la rapidité et la qualité de la récupération des données, alors que la plupart des données seront chargées sur des supports de stockage TCO-idéaux. Des recherches provenant de diverses sources suggèrent que seulement 12 à 20% [GS3] de la taille d’un système est utilisé activement.

ÉTAPE 3 (SEIS) SCINTILLER :

Dans la philosophie LEAN, le nettoyage est une activité quotidienne qui est effectuée à la fin de chaque quart de travail. Étant moi-même passionné par l’entretien ménager, l’analogie ne pourrait pas être meilleure. Je rencontre encore très rarement, voire jamais, des entreprises qui effectuent des nettoyages de systèmes. Une analyse menée par DataVard indique que 20 à 31 % de la taille d’un système SAP sont des données temporaires qui peuvent être supprimées et/ou archivées à l’aide de différents outils

“SEULEMENT 12% DE TOUTES LES DONNÉES EN P.C. SONT EFFECTIVEMENT UTILISÉES”

Source : Recherche Forrester

ÉTAPE 4 (SEIKETSU) STANDARDISER :

Cela signifie que les 3 S susmentionnés doivent être normalisés, documentés et faire partie du fonctionnement quotidien de votre système. Les membres de votre équipe, vos collègues ou vos clients internes doivent connaître leurs responsabilités grâce à une formation et à une courte documentation facile à comprendre. Je recommande de déployer des aides visuelles lorsque cela est possible pour garantir une utilisation simple et intuitive de vos outils.

ÉTAPE 5 (SHITSUKE) SUIVRE :

Le dernier S se rapporte au maintien et à la révision des normes. Une fois que les 4S précédents sont mis en pratique, ils deviennent la référence en matière de gestion des données. Pour que le processus soit durable, restez concentré sur les 4S ci-dessus et appliquez-les de manière à ce que les données de votre système restent “bien organisées”. Mesurez et contrôlez le respect des objectifs fixés par classe de données et permettez à de nouvelles idées ou améliorations de voir le jour. Accueillez et encouragez ce type de retour d’information et passez en revue les premiers 4S le cas échéant. N’oubliez pas que dans la philosophie LEAN, la perfection est atteinte par plusieurs itérations.

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